みなさんお久しぶりです！
アップライドマガジン編集部の石塚です。
<「オオタ商会」から「アップライド」へ。リブランデングの舞台裏>から1年半ぶりの投稿です！
今回は皆さんと接する営業以外の部分で、影ながら業務支えているバックオフィスの仕事を私が代表してご紹介いたします。
〇ど素人の私が成長できたワケ
バックオフィスの仕事には「図面を書く設計士」「リフト設置に必要な具材を加工する技術者」「代表電話にかかるお客様からの電話対応、請求業務、発注業務を行う営業事務」など様々な業務があり、ひとり一人が責任をもってお客様を支えています。営業という前輪があり影で支えるバックオフィスの後輪がなければ、アップライドという車はお客様のもとに向かうことはできません。
そこで今回、私がメインで行っている業務を紹介いたします。
弊社には5名の福祉用具専門相談員の営業が在籍しております。日々、ケアマネジャーさんやご利用者様・ご家族から「お身体の状態変化で福祉用具を選定していただきたい」、「車イスに不具合が出てしまい、交換をお願いしたい」などのご要望を受けております。
私の業務は5名の営業がお客様から受けた福祉用具を取引先に手配、ご希望の日時にお届けできるように納品を行ったり、解約になった時には回収の手配をする事です。
（取引先事務のみなさま、毎回無理なお願いを快く受けて下り感謝！感謝！です(^^;）
私自身、福祉用具を身近で使っている人がいる環境がなく、以前お手伝いしていたデイサービスでも地域密着型通所介護事業所で1日の利用者様は5名程度でした。ご利用者様は近所にお住まいの方が多く、ご家族がリサイクルショップで購入した歩行器を使う方がいらしたり（今ではこれってあり？と思いますが 笑）、施設内に介護ベッドがあったな・・・といった記憶しかなく、介護保険制度の知識も従業員の社会保険料から控除する手続き業務が中心でした。
そんな私がご縁があり営業事務として「アップライド株式会社」で働くことになりました。しかし福祉用具の知識は車イスに自走式・介助式があったなんて知らなかったほどの「0」の状態、皆さんにご指導いただきながら約3年が過ぎ、今では依頼を受けた商品を効率よく手配し、営業の皆さんがスムーズに動けるように手配することを意識できるようになりました。
この源になるのは皆さんからの「助かった～ありがとう！」。この一言が私の元気玉になり成長の栄養素になっています。
〇一つの聞き違いが大きなミスにつながる
営業との受発注・取引先への搬入/回収日時や在庫状況の確認は電話で行い、社内システムに入力、用紙を印刷、取引先にFAXで送信をしております。
依頼商品の搬入・回収など現地対応の日時を聞き間違うことはお客様・取引先・現地で対応する営業に多大な迷惑がかかる、ぜったーーーいにあってはいけないこと、入社当時に依頼を聞き漏らすことがないように「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「どのように」をヒアリングできる用紙を作成しました（名付けて「営業メモ」笑）。自分が聞いたことを間違えないようにメモを残していても、ミスは起こってしまい自責と他責、落ち込んでしまう日もありました。
そんな時は気持ちを切り替えて次に起こさないためにはどのようにしたら良いかを自分なりに考え、判断に迷う時は営業に相談し意見をいただいています。（髙木さんいつもナイスアドバイスありがとうございます！）
また、多忙な営業から「〇〇様の車椅子は納品された？」という確認があった時にも、すぐに返答できるように取引先から送っていただいたＦＡＸにリネームし、すぐに検索できるように工夫しています。そんな毎日の業務で、私の最強仕事アイテムは「レンタル品カタログ」です。営業から受けた福祉用具をカタログを観ながら聞くこで、車イスでしたら座幅、特殊寝台付属品のマットレスであれば、寝ているときにムレないタイプの通気性か、汚れてしまった時にすぐにふき取ることができるはっ水タイプか、確認しながら受注を受けています。こういったポイントを聞き漏らすと、営業にまた確認電話をしたりと二度手間をかけてしまいます。そうならないよう毎日辞書のようにレンタル品カタログを開いているので、私も少しづつ製品知識が増えてきました。
〇安心して暮らせる生活を願う気持ち
ある営業さんから伺った話です。無理のある生活環境の中で足を延ばして就寝することが出来ないご利用者様がいらっしゃいました。足に酷いむくみがあり歩行も困難でしたが、介護ベッドを入れることでみるみる足のむくみが改善されたという話を聞いたことがあります。その時「福祉用具ほど生活に密着し、快適に安心して暮らしたいという希望を叶える用具はない」と思いました。いつまでも快適に安心して暮らしていけるために必要な福祉用具を、私は直接ご利用者様に用具をお届けに行くことはできませんが、気持ちを込めてこれからも受注業務を行っていきたいと思います。
